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Assistant(e) administratif

Le 22 février

Critères de l'offre

  • Assistant administratif (H/F) , Assistant (H/F) , Assistant de direction (H/F)
  • Montigny-le-Bretonneux (78)
  • CDI
  • Temps Plein
  • Secteur : ESN, Editeurs de logiciel, Services informatiques
  • Expérience requise : 1-2 ans , 3-5 ans
  • Domaines d'expertise : Excel , Ms word
  • Relationnel , Travail en équipe
  • Permis B
  • Langues souhaitées : Anglais
  • Niveau d'études : BAC , Bac+2, type BTS - DUT - DTS
  • Aucun déplacement à prévoir

L'entreprise : ANSYS

Si vous avez déjà vu décoller une fusée, pris un avion, conduit une voiture, utilisé un ordinateur, touché un appareil mobile, traversé un pont ou porté un accessoire connecté, alors, il y a de fortes chances que vous ayez utilisé un produit où ANSYS a joué un rôle clé.

Leader mondial en simulation numérique, ANSYS aide les entreprises les plus innovantes à fournir des produits radicalement meilleurs à leurs clients. Son portefeuille de logiciels de simulation, vaste et performant, leur permet de résoudre les défis de conception les plus complexes et de concevoir des produits qui n’ont que l'imagination pour limite.

Avec plus de 4000 salariés dans le monde, dont plus de 700 docteurs-ingénieurs (PhDs) dans des domaines techniques comme le calcul par éléments finis, la dynamique des fluides, l'électronique et l'électromagnétisme, le logiciel embarqué, la simulation système ou l'optimisation de conception, ANSYS, dont le siège social est situé aux Etats-Unis, compte plus de 75 bureaux de vente stratégiques et possède un réseau de partenaires commerciaux dans plus de 40 pays.

Description du poste

Résumé

 

La principale responsabilité de l'assistant(e) administratif sera de s’assurer du bon fonctionnement du bureau.

L'assistant(e) administratif sera chargé(e) de l’accompagnement des salariés et managers ainsi que de la gestion des tâches des services généraux. Il/elle participera aux activités Finance, RH, événementielles et aux missions de back-office pour les formations clients.

 

Ce poste est basé à Montigny-le-Bretonneux (78).

 

Responsabilités

 

Secrétariat et assistanat administratif

  • Assurer des tâches de secrétariat et de support administratif du bureau
  • Préparer des lettres, des documents et des rapports souvent de nature sensible et confidentielle (essentiellement en anglais)
  • Autres tâches quotidiennes

 

Soutenir les activités Finance et comptabilité, sous la supervision de l’équipe Finance

  • Assister le responsable dans ses activités de recouvrement pour Ansys France selon les objectifs définis par l’entreprise
  • Réceptionner et gérer les factures fournisseurs et clients
  • Générer les demandes d’achat pour les événements, les formations et les autres activités sur le site. Récupérer les factures liées à ces demandes d’achat si nécessaire. 
  • Gérer les profils fournisseurs sur Oracle
  • Gérer la mise à jour des coordonnées bancaires des collaborateurs sur Oracle

 

Accueil et services généraux

  • Accueillir les visiteurs et les employés à la réception, répondre aux demandes des clients
  • Gérer le standard téléphonique, le courrier et les fax
  • Gérer les colis et signer (UPS, FedEx, etc.)
  • Programmer des réunions, réserver des salles de réunion, commander des repas….
  • Définir des procédés et normes applicables aux réunions en interne comme en externe dans les bureaux parisiens
  • Réserver des hôtels et moyens de transport pour les visiteurs
  • Gérer les renouvellements des contrats fournisseurs
  • S’assurer de la bonne tenue des locaux (en lien avec l’organisme de ménage) et organiser les réparations nécessaires
  • Participer à l'organisation de l'aménagement des bureaux et s’assurer des commandes / disponibilités des fournitures (mobilier et matériel) en collaboration avec les services Facilities et IT du site
  • Jouer un rôle d’interlocuteur pour tous les problèmes liés au management du site
  • Gérer les profils dans l’outil de gestion des voyages ANSYS afin d’apporter le support nécessaire aux employés si besoin

 

Soutenir les activités RH et événementielles

  • Accueillir les nouveaux employés et assurer une assistance administrative liée à la prise de poste et au départ des collaborateurs
  • Organiser les visites médicales pour les collaborateurs
  • Participer à l'organisation de réunions dans les locaux du bureau
  • Participer à l'organisation de formations
  • Coordonner l’activité événementielle ainsi que les activités et sorties de team building au niveau local

 

Fonctions de back office pour l'organisation de formations des clients

  • Accueillir les « stagiaires » clients
  • Réserver et commander les petits-déjeuners et repas
  • Contribuer au succès du management du site en assurant diverses tâches définies par le manager

Description du profil

Qualifications requises

  • Niveau bac ou idéalement BTS/DUT
  • Expérience en assistanat administratif
  • Anglais courant indispensable
  • Solides compétences organisationnelles et minutie dans l'approche du travail
  • Maitrise des logiciels bureautiques (Pack office – Word, Excel…)
  • Habilité à gérer des informations confidentielles
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Capacité à travailler avec la direction
  • Pragmatisme et capacité à prendre des initiatives

Qualifications préférées 

  • Soucis du détail et capacité à travailler de manière autonome
  • Capacité à résoudre des problèmes administratifs et de procédure
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
  • Capacité à traiter efficacement les informations et à produire rapidement un travail de haute qualité dans un environnement en évolution rapide
  • Bonnes capacités d’analyse permettant de comprendre les enjeux des interactions en entreprise

Salaire et avantages

Salaire : de 24 000 € à 31 000 € brut/an


Référence : AA0052TS


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